Transformación operativa

Panorama

Ricoh Latam, la división latinoamericana de Ricoh Japón, atiende a más de 16.000 clientes en la región desde su base en Miami. Reconocida por sus soluciones innovadoras de impresión y tecnología, la compañía busca mejorar sus márgenes a través de automatización e inteligencia artificial. Para apoyar esa estrategia, Ricoh se asoció con nosotros para mejorar la entrega de servicio, reducir costos y optimizar sus procesos internos.

Áreas: Logistics & Operations, Sales, Finance, Supply Chain.

Cronograma

• Septiembre 2024 — Lanzamiento del proyecto de gestión de repuestos con IA
• Diciembre 2024 — Lanzamiento del proyecto de automatización de viajes y logística
• Enero 2025 — Desarrollo de herramientas de conciliación bancaria y procesamiento de datos con IA
• Febrero 2025 — Lanzamiento de proyectos GenAI para presupuestos, backlogs y modelos predictivos

Forecasting e inventario con IA

Ricoh enfrentaba una fragmentación significativa en la gestión de inventario, con información repartida entre stock disponible, órdenes en tránsito y compromisos comerciales. Eso generaba ineficiencias como faltantes, sobre-stock y decisiones reactivas, y dificultaba alinear ventas, planning y operaciones.

Desarrollamos una solución integral que unifica inventario, ventas y planning en un único sistema dinámico, consolidando información de AX y D365. La herramienta combina datos históricos, compromisos comerciales y variables operativas para:

• Predecir la demanda futura con mayor precisión.
• Optimizar niveles de stock, evitando faltantes y sobreacumulación.
• Dar visibilidad en tiempo real a los equipos de ventas y planning.

Proyecto de conciliación de pagos

Conciliar pagos de múltiples bancos y sus facturas asociadas era complejo y requería un esfuerzo manual significativo, incluso con reglas ya definidas. El objetivo era automatizar el proceso y sentar las bases para incorporar IA que identifique nuevas reglas y mejore las tasas de matching.

Implementamos automatización basada en reglas para matchear pagos y facturas. Aunque todavía no se aplicó IA, el sistema actual sienta las bases para su adopción futura. El tiempo de conciliación pasó de 30–40 minutos a 1 minuto.

Inteligencia de logística de viajes

Crear registros de viaje (envíos desde puertos a centros logísticos) requería múltiples documentos — facturas, formularios y más — que había que revisar, consolidar y cargar manualmente al sistema. Ese proceso tomaba más de 90 minutos por entrada y generaba errores frecuentes.

Automatizamos el proceso completo usando IA para detectar y extraer datos de PDFs y otros documentos. Lo que antes requería carga manual ahora lo resuelve un sistema inteligente, recortando el tiempo de procesamiento de 90 a solo 5 minutos. Eso redujo el error humano y liberó tiempo para tareas de mayor valor.

Gestión de repuestos con IA

La información de consumo de repuestos venía de múltiples fuentes, y era difícil unificarla en una vista única y clara. Eso hacía complejo y lento el seguimiento de uso y la proyección de necesidades futuras. El equipo necesitaba un proceso más simple y centralizado.

Centralizamos e integramos todas las fuentes de datos en un único sistema. Eso mejoró de forma significativa la calidad de los datos y redujo el tiempo necesario para acceder al historial de consumo. Con una vista unificada, el equipo puede anticipar mejor la demanda y tomar decisiones más rápidas y precisas.